Con fecha 18 de marzo de 2020, la Comisión para el Mercado Financiero (la “CMF”), publicó la Norma de Carácter General N° 435 (“NCG 435”), que regula mecanismos de participación y votación a distancia para juntas de accionistas, de tenedores de bonos y asambleas de aportantes de fondos y el Oficio Circular N° 1141 que informa sobre participación y votación a distancia con ocasión de medidas sanitarias dispuestas por la autoridad por brote de Covid-19.

Conforme a la NCG 435, se podrán utilizar medios tecnológicos que permitan la participación de accionistas, tenedores de bonos o aportantes, que no se encuentren físicamente presentes en el lugar de celebración de la junta o asamblea junto con mecanismos de votación a distancia, siempre que:

• Los sistemas garanticen debidamente la identidad de tales accionistas, tenedores de bonos o aportantes, o de sus apoderados en su caso, y la participación de la CMF, si así se requiriera por ley;

• Cautelen el principio de simultaneidad o secreto de las votaciones;

• El Directorio implemente sistemas o procedimientos para acreditar la identidad de las personas que participen a distancia, que cuentan con poderes y la reserva de los votos hasta el fin del escrutinio de los demás votos;

• Las citaciones a junta o asamblea indiquen que se permitirá la participación y votación a distancia, el mecanismo para ello y la forma en que cada accionista, tenedor de bonos o aportante, o su representante, podrá acreditar su identidad y poder, en su caso; y

• Se deje constancia de la asistencia y votación a distancia en los registros de asistencia y en el acta respectiva.

 Por su parte, el Oficio Circular N° 1141 agrega lo siguiente:

• En las juntas y asambleas cuyas citaciones se hayan efectuado con anterioridad a la NCG 435, se podrán utilizar medios tecnológicos que permitan la participación y votación a distancia, bastando para ello que así se informe a través de un hecho esencial, con anticipación suficiente a la fecha de la junta o asamblea; y

• Si por limitaciones impuesta por la autoridad o por no contar con los medios necesarios resulte imposible celebrar debida y oportunamente tales juntas o asambleas, se podrá invocar razones de fuerza mayor para suspender o postergar su realización, las que serán evaluadas en su mérito por la CMF.

Por José Miguel Carvajal y Andrea Díaz